Rekrytoinnin tietosuojaseloste

1. Yleistä

Tämä tietosuojaseloste liittyy Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiön (YTHS) rekrytointiin sekä rekrytoinnissa käytettäviin verkkopohjaisiin rekrytointijärjestelmään ja urasivustoon, jotka tarjoaa käyttöömme Teamtailor AB. Kun työnhakija hyväksyy tämän tietosuojaselosteen, hän antaa suostumuksensa YTHS:lle kerätä, käsitellä ja säilyttää henkilötietoja rekrytointitarkoitukseemme (oikeutettu etu).

YTHS on sitoutunut suojelemaan hakijan yksityisyyttä sovellettavien tietosuojaa ja yksityisyyden suojaa koskevien lakien mukaisesti. Noudatamme hakijan henkilötietojen käsittelyssä asiaa koskevaa soveltuvaa lainsäädäntöä sekä hyvää tietoturvakäytäntöä ja tietojenkäsittelytapaa. Hakijoiden henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja ne ovat ainoastaan rekrytointiin osallistuvien nimettyjen henkilöiden käytössä (lue lisää kohdasta 4).

Teamtailor vastaa rekrytointijärjestelmän ja urasivuston teknisestä toteutuksesta ja toimii täten osaltaan henkilötietojen käsittelijänä. Lisätietoja Teamtailorin tietosuojakäytännöistä voit lukea tältä verkkosivulta.

Rekisterin nimi, ylläpitäjä ja yhteystiedot

Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö / Rekrytointirekisteri

Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö, Töölönkatu 37 A, 00260 Helsinki

Rekisterin yhteyshenkilö: sanna.salonen(at)yths.fi

Tietosuojavastaava

Sähköposti yleistason kysymyksiin liittyen kyseessä olevaan rekisteriin: tietosuojavastaava(at)yths.fi

2. Henkilötietojen kerääminen, käsittely ja säilytys

Keräämme henkilötietoja, kun

• Vierailet urasivustollamme
• Olet yhteydessä urasivustomme kautta luodaksesi profiilin ja vastaanottaaksesi tietoa nykyisistä tai tulevista avoimista työpaikoistamme
• Jätät työpaikkahakemuksen
• Viestit kanssamme rekrytointiprosessin aikana
• Työnhakija on ilmoittanut sinut suosittelijakseen ja suosittelija on antanut tietoja hakijasta
• Kolmas osapuoli on suositellut sinua tehtävään tai sinulle avointa tehtäväämme.

Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• Laitetietoja, teknisiä ja tilastollisia tietoja urasivustomme käytöstä. Urasivuston sekä evästeiden käytöstä voit lukea lisää evästekäytännöistä.
• Yhteystietoja kuten nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
• Hakemustietoja: esimerkiksi työhakemus, työkokemus ja -näytteet, CV, suositukset, suosittelukirje, koulutus ja kielitaito, Valvira-rekisteröintilupa (myönnetään sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilön ammattioikeutta harjoittavalle), paikkakuntatieto, josta ensisijaisesti haetaan töitä sekä tieto siitä saako YTHS käyttää henkilötietoja myös muissa avoimissa tehtävissämme.
• Suosittelijoiden yhteystiedot ja suosittelijoilta saadut tiedot. Työnhakijan vastuulla on hankkia lupa suosittelijalta.
• Tietoja haastatteluista, arvioinneista ja muista rekrytointiprosessin vaiheista kuten muistiinpanot haastatteluista, arvioinnit, testit, palkkatoiveet.
• Viestintätietoja kuten sähköpostiviestit.
• Muut tiedot, jotka luomme itse tai yhdessä hakijan kanssa rekrytointiprosessin aikana.
• Tiedon Connect-toiminnallisuuden käyttöönotosta, ja jos työnhakija on tilannut YTHS:n avoimista tehtävistä hakuvahti-ilmoituksen, sitä kautta muodostuvat hakuehdot ja sähköpostiosoitteen.

YTHS ei kerää hakijoista tietoja, jotka ovat erityisen henkilökohtaisia tai yksityisiä. Näitä ovat esimerkiksi hakijan terveydentilaa, etnistä alkuperää, uskonnollista tai poliittista vakaumusta tai sukupuolista suuntautumista koskevat tiedot.

YTHS noudattaa työnantajana yhtäläisten mahdollisuuksien periaatteita, eli kohtelemme kaikkia hakijoita tasapuolisesti. YTHS ei syrji hakijoita suoraan tai välillisesti millään rekrytoinnin alueella sukupuolen, sukupuolisen suuntautumisen, transsukupuolisuuden, etnisen alkuperän, uskonnon, vammaisuuden, siviilisäädyn, vakaumuksen, kansallisuuden, ihonvärin, iän tai minkään muun lailla suojatun ominaisuuden perusteella.

Käyttämiämme tietolähteitä ovat:

• Työnhakija
• Suosittelija
• Työnhakijan suostumuksella muut julkiset lähteet kuten LinkedIn
• Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden keskusrekisteri (Valvira-luvan tarkistamiseen)
• Urasivusto.

Tietojen luovutus ja siirto

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin.

YTHS voi käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia rekrytointipalveluiden sekä henkilö- ja soveltuvuusarviointien osalta kuten rekrytointikonsultteja ja asiantuntija-arvioijia. Tällöin YTHS sitoutuu huolehtimaan, että palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja vain siinä määrin kuin on tarpeen palvelun tuottamiseksi.

Perustellusta syystä saatamme siirtää käyttäjien henkilötietoja:

• Viranomaisille tai oikeudellisille neuvonantajille tilanteissa, joissa epäillään rikosta tai epäasiallista käytöstä
• Viranomaisille, oikeudellisille neuvonantajille tai muille toimijoille, jos laki tai viranomaisen määräys sitä edellyttää.
• Tietojen säilytys ja käsittely EU-/ETA-alueella ja sen ulkopuolella
• Henkilötietoja säilytetään ja käsitellään EU:n/ETA:n alueella tai sellaisessa maassa, jossa on EU-komission mukaan riittävä tietosuojataso, joka vastaa GDPR:n tarjoamaa tasoa.

Lisätietoja Teamtailorin tietosuojakäytännöistä voit lukea tältä verkkosivulta.

Henkilötietojen säilytys

YTHS säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen edellä mainittuja tarkoituksia varten tai niin kauan kuin sovellettava lainsäädäntö sitä edellyttää. Henkilötietoja säilytetään korkeintaan 24 kuukautta, minkä jälkeen ne hävitetään.

Työnhakijalla on oikeus poistaa henkilötiedot ennen määräajan umpeutumista (lue lisää kohdasta 3). YTHS:llä on oikeus poistaa henkilötietosi (kuten CV tai ansioluettelo) ilman erityistä syytä. Tämän vuoksi sinun tulee säilyttää itselläsi kopio meille toimittamistasi hakemus- ja henkilötiedoista.

3. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on seuraavat oikeudet, kun käsittelemme henkilötietojasi:

• Saada tietoa henkilötietojen käsittelystä
• Saada tarkastaa henkilötiedot ja jäljennös käsiteltävistä tiedoista
• Oikaista henkilötietoja
• Rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
• Vastustaa henkilötietojen käsittelyä
• Peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn
• Poistaa henkilötiedot
• Oikeus siirtää tiedot
• Tehdä valitus. Mikäli sinulla on valitettavaa henkilötietojesi käsittelystämme, voit tehdä huomautuksen Suomen Tietosuojavaltuutetulle tältä verkkosivulta. Jos asut EU-alueella, voit vaihtoehtoisesti tehdä huomautuksen kansalliselle tietosuojavaltuutetulle, jotka on lueteltu tällä sivulla. Jos asut Yhdistyneessä kuningaskunnassa, voit tehdä huomautuksen paikalliseen tietosuojavaltuutetun toimistoon tällä sivulla.

Jos haluat käyttää yllä lueteltuja oikeuksiasi, toimi seuraavasti:

• Käytä Tietosuoja-sivulla tarkoitukseesi sopivaa toimintoa
• Kirjaudu Teamtailor-palveluun. Voit hallinnoida oikeuksiasi asetusten avulla.
• Ota meihin yhteyttä rekrytointi(at)yths.fi

4. Tietoturva ja -suoja

Rekrytointijärjestelmän palveluntarjoaja Teamtailor vastaa järjestelmään tallennettavien tietojen teknisestä suojauksesta. Lisätietoja tietoturvasta ja -suojasta voi lukea Teamtailorin verkkosivulta.

YTHS pyrkii omalta osaltaan asianmukaisin toimenpitein ehkäisemään ja minimoimaan rekrytointijärjestelmän käyttöön ja hallintaan sekä rekrytointiprosessiin liittyviä mahdollisia tietoturvariskejä. Tällaisia toimenpiteitä ovat esimerkiksi järjestelmän rajattu käyttöoikeus rekrytointia hoitaville henkilöille. Käyttäjillä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään ja he näkevät vain oman vastuualueen kannalta oleelliset henkilötiedot. Kaikkia työntekijöitämme sitoo vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus. Koulutamme ja ohjeistamme henkilöstöämme säännöllisesti.

5. Tietosuojakäytännön päivitykset

YTHS pidättää oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. Päivitämme tietosuojaselostetta tarpeen mukaan, esimerkiksi jos alamme käsitellä henkilötietoja uudella tavalla, selkeytämme tietoja entisestään tai jos se on tarpeen sovellettavien tietosuojalakien noudattamiseksi. YTHS pyrkii jatkuvasti kehittämään myös rekrytointiprosessiaan, jonka vuoksi myös tietosuojaselostetta voidaan päivittää.

Kehotamme sinua tarkistamaan tietosuojaselosteen säännöllisesti muutosten varalta. Voit aina tarkistaa rekry.yths.fi-sivulta, milloin tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty.

Tietosuojaseloste on päivitetty 3.2.2025.